Terceirizar o departamento financeiro de sua Empresa é uma decisão muito importante, agora vamos pensar muito além da economia que você terá.
Este artigo vai apresentar a você Empresário, uma visão global dos caminhos a seguir e decisões que você terá que tomar antes de contratar um BPO Financeiro. Nós da DATAPLAN Contabilidade e Planejamento Financeiro acreditamos que se a base for bem construída, o seu projeto terá uma grande possibilidade de ter sucesso, e os resultados esperados serão alcançados.
Independente do tamanho de sua Empresa e do porte, estes princípios são básicos.
A grande pergunta é, “Será que vale a pena mesmo terceirizar o departamento financeiro, ou parte dele ?”.
Índice
AÇÕES NECESSÁRIAS
Antes de contratar, você precisa ter muito bem definido os seguintes passos.
1º.- APRESENTAR A SUA DOR
Ao contatar a Empresa a qual você deseja terceirizar o processo, solicite uma reunião, e apresente à eles todas as suas insatisfações em relação ao departamento financeiro, angustias e desejos, o terceirizado tem que entender de forma clara o que você deseja, e a troca de informações no início do processo é fundamental para se traçar uma estratégia de curto e médio prazo. Antes de mais nada, anote tudo o que você acredita que está errado no departamento financeiro e o que você precisa ter em mãos de informações para ter segurança na tomada de decisão.
2º.- VOU USAR O SISTEMA QUE JÁ TENHO OU O DA EMPRESA QUE ESTOU CONTRATANDO
Esta é a segunda decisão mais importante para sua Empresa, usar o software que você usa hoje ou adotar os processos e o software que a empresa terceirizada oferece. Ambas as decisões trazem ganhos, e existem algumas condicionantes, más tudo vai depender do que vai ser terceirizado e do quão você está disposto a mudanças, por exemplo: horários serão definidos pela empresa contratada e você terá que seguir; nenhum lançamento no sistema poderá ser feito por sua equipe; os relatórios não serão impressos, prazos deverão ser respeitados, entre outros.
De qualquer forma, o valor agregado é melhorar a qualidade das informações gerenciais aproveitando os processos adotados por uma empresa que oferece o serviço de BPO Financeiro.
3º.- QUAIS SERVIÇOS SERÃO TERCEIRIZADOS
Terceira decisão a ser tomada, é a de definir quais serviços serão terceirizados. Em um departamento financeiro, todos os processos devem ser mapeados para se definir qual parte dele será terceirizado, geralmente, o que é mais comum, é que o Empresário queira terceirizar os lançamentos de contas a pagar, lançamento de agendamento dos pagamentos nas contas bancárias – Net Banking, baixa de pagamentos efetuados no contas a pagar, conciliação bancária, arquivo de documentos e controle do fluxo de caixa.
Também há a possibilidade de se terceirizar a emissão de Notas Fiscais – Conhecimentos de Transporte, Faturas, adiantamentos e outros recebíveis.
VOU TERCEIRIZAR TODO O PROCESSO OU PARTE DELE, QUAL É A DIFERENÇA ?
Uma das diferenças tangíveis entre um e outro é a redução do custo de pessoal na sua folha de pagamento.
Ao terceirizar todo o processo, o que hoje é executado por um ou vários funcionários de sua Empresa e que agora vai ser feito por uma Empresa terceirizada, você terá que fazer uma escolha, demitir um ou mais funcionários ou realocá-los em outra função.
PORQUE TERCEIRIZAR ?
Nossa experiência é a de que uma grande maioria dos Empresários nos apresentam as mesmas dores:
- Processos internos não definidos.
- Funcionários não qualificados para a tarefa
- Falta de visão do fluxo de Caixa
- Saldos bancários diferentes do controle financeiro
- Base de dados desatualizada
- Necessidade constante de novos investimentos em tecnologia
- Pagamentos efetuados em atraso por falta de transferência de recursos entre contas.
Terceirizar, acima de tudo, soluciona uma dor e trás a tranquilidade que você precisa para tocar o seu negócio e focar na operação que gera Lucro, não há justificativa melhor que esta.
TERCEIRIZAR PARTE DO PROCESSO
Se você decidir terceirizar parte do processo, primeiro você precisa definir o que será terceirizado, parece simples, más se a sua Empresa não tem os processos bem definidos você terá dificuldades em implementar o novo processo.
Defina se o software a ser usado será o da contratada ou o que a sua Empresa usa hoje.
SE O SOFTWARE A SER USADO É O DA SUA EMPRESA
Somente será possível se o sistema for via web, pois o BPO Financeiro não terceiriza a mão de obra, isto é, não disponibiliza funcionários para trabalhar dentro de sua empresa.
Alguns passos a serem observados
-
-
- Nomeie um representante de sua Empresa para ser o contato centralizador com a Empresa terceirizada. Ele enviará e receberá os relatórios, documentos e será o responsável em controlar os prazos e apresentar os relatórios para você ou sua Diretoria.
- Crie um novo canal de comunicação, um número de celular para envio de mensagens via WhatsApp e um e-mail, ambos são necessários para envio de documentos.
- Crie login e Senha de acesso ao seu software e envie ao representante da Empresa contratada juntamente com o link de acesso.
-
SE O SOFTWARE A SER USADO É O DA EMPRESA TERCEIRIZADA
-
-
- Nomeie um representante de sua Empresa para ser o contato centralizador com a Empresa terceirizada. Ele enviará e receberá os relatórios, documentos e será o responsável em controlar os prazos e apresentar para você ou sua Diretoria.
- Crie um novo canal de comunicação, um número de celular para envio de mensagens via WhatsApp e um e-mail, ambos são necessários para envio de documentos.
- A Empresa terceirizada apresentará as ferramentas de comunicação necessárias para contato dia a dia.
-
TERCEIRIZAR TODO O PROCESSO
Se a decisão for a de terceirizar todo o processo, basta desligar a chave e deixar que a nova empresa assuma.
Alguns passos a serem observados.
- Faça uma reunião com as equipes de sua Empresa e apresente a nova estratégia para gerar informações financeiras.
- Nomeie um representante de sua Empresa para ser o contato centralizador com a Empresa terceirizada. Ele enviará e receberá os relatórios, documentos e será o responsável em controlar os prazos e apresentar para você ou sua Diretoria.
- Crie um novo canal de comunicação, um número de celular para envio de mensagens via WhatsApp e um e-mail, ambos são necessários para envio de documentos.
- Defina prazos para desligamento ou realocação de pessoal.
CONCLUSÃO
Ao definir pela contratação de um BPO Financeiro, o Empresário tem que estar ciente que o caminho não vai ser suave, que imprevistos podem acontecer e que os procedimentos internos terão que ser revistos de tempos em tempos e realinhados sempre que necessário.
Com mais de 20 anos de experiência na área de Controladoria em Empresas Nacionais e Multinacionais, posso garantir que o maior ganho em se contratar um BPO Financeiro não é a redução de custos de pessoal, pois em alguns casos o custo é até maior, más sim o resultado gerencial alcançado pelo ganho de tempo e pela qualidade da informação.
Benjamin Corrêa
CEO – DATAPLAN CONTABILIDADE E PLANEJAMENTO FINANCEIRO
